월말 지출결의가 이틀에서 반나절로
영업 현장이 많은 의료기기 유통사가 종이 결재와 엑셀 정산을 없애고, 금액별 결재 규정을 자동화한 사례입니다.
- 의료기기 유통
- 40명
- 서울 송파구
| 결 재 | 기안 | 검토 | 승인 |
|---|---|---|---|
| 기획팀확인 | 운영팀확인 | ||
| 기획팀 | 운영팀 | 네뷸라 |
고객사 개요
NS-CASE-001
- 회사명
- 에이스메디칼
- 업종
- 의료기기 유통
- 규모
- 40명
- 소재지
- 서울 송파구
- 도입 전
- 종이 결재판 + 엑셀 정산
핵심 성과 · 결재 처리 시간
-62%
Before
도입 전, 이런 문제가 있었습니다
고민 01
“현장 영업사원의 결재 공백”
영업사원 대부분이 병원을 돌며 외근하다 보니, 지출결의 원본을 사무실에 가져와야 결재가 시작됐습니다.
고민 02
“금액별 결재 규정 누락”
300만 원 이상은 대표 결재라는 규정이 있었지만, 기안자가 몰라 결재선을 다시 짜는 일이 잦았습니다.
고민 03
“월말 정산 이틀”
경영지원팀 두 명이 월말마다 영수증과 결재 서류를 대조하느라 이틀을 썼습니다.
Solution
네뷸라 오피스로 이렇게 바꿨습니다
02-1 · 에이스메디칼
모바일 상신과 승인
영업사원은 방문 직후 휴대폰으로 영업 활동 보고와 지출결의를 올리고, 팀장은 이동 중에 승인합니다.
- 영수증 사진 첨부
- 긴급 문서 우선 표시
- 반려 사유 즉시 확인
결재 대기 12
9월 팀 운영비 지출결의 (한솔케이터링)
정민재 · 개발1팀 · 09:42
긴급신규 입사자 노트북 구매 요청
김하윤 · 개발2팀 · 09:15
연차 신청 - 박서준 (09-22 ~ 09-24)
박서준 · 영업팀 · 어제
(주)클라우드원 라이선스 계약 체결 품의
오세훈 · 재무팀 · 어제
02-2 · 에이스메디칼
결재선 규칙 등록
‘300만 원 이상 대표 결재’ 규칙을 등록하자 해당 금액을 넘는 문서에는 자동으로 대표이사가 추가됩니다.
- 규칙 적용 사실을 기안자에게 표시
- 양식별 기본 결재선
- 합의 부서 자동 추가
결재선 규칙
지출결의서 · 구매요청서
합계 금액 ≥ 5,000,000원 → 대표이사 결재 추가
계약 체결 품의서
항상 → 재무팀장 합의 추가
시스템 권한 신청서
항상 → 인프라보안팀장 합의 추가
견적서 제출 승인
견적 금액 ≥ 1억원 → 본부장 결재 추가
작성 중인 문서에 자동 적용
02-3 · 에이스메디칼
지출 합계 자동 계산
항목별 금액을 입력하면 합계가 자동으로 계산되어 금액 오류로 인한 반려가 사라졌습니다.
- 계정과목 선택 목록
- 완료 문서 엑셀 다운로드
- 증빙 첨부 필수 표시
지출결의서
본부장 결재 중증빙 첨부 3건 · 영수증_0912.jpg 외
Results
도입 3개월 뒤 달라진 숫자
Timeline
도입은 이렇게 진행됐습니다
1주차
가입·조직도 등록
관리자가 가입 후 부서 4개와 직원 40명을 등록했습니다.
2주차
양식·규칙 설정
지출결의·영업 활동 보고 양식을 회사 용어에 맞게 고치고 결재 규칙을 등록했습니다.
3주차
시범 운영
영업1팀이 먼저 사용하며 불편한 점을 정리했습니다.
4주차
전사 전환
종이 결재판을 회수하고 모든 결재를 네뷸라 오피스로 옮겼습니다.
Interview
담당자 인터뷰
결재선 규칙을 한 번 정해 두니 누가 결재해야 하는지 묻는 메신저가 사라졌습니다. 월말 지출결의가 이틀에서 반나절로 줄었어요.
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